Checklists voor je administratie

Wat moet je wanneer aanleveren?

Of je je administratie nu zelf doet of (deels) hebt uitbesteed, een goede voorbereiding bespaart tijd, geld en frustratie. Met deze handige checklists weet je precies wat je wanneer moet aanleveren – per maand, kwartaal en jaar. Zo houd je grip op je cijfers en voorkom je stress bij de btw-aangifte of het opstellen van je jaarrekening.

Maandelijkse checklist

Voor ondernemers die maandelijks hun administratie (laten) bijwerken:

Inkoopfacturen uploaden of aanleveren
Verkoopfacturen aanleveren of controleren op volledigheid
Bankmutaties koppelen (of exporteren vanuit je bank)
Bonnetjes digitaal aanleveren (bijv. via app of e-mail)
Abonnementskosten of automatische incasso’s controleren
Kilometerregistratie bijwerken (indien van toepassing)
Privéopnames of stortingen noteren (voor eenmanszaken)

Tip: zet elke week 10 minuten in je agenda om bonnetjes in te sturen. Dat voorkomt achterstanden.

Kwartaalchecklist (voor btw-aangifte)

Deze checklist geldt voor ondernemers die per kwartaal btw-aangifte doen:

Alle inkoopfacturen van het kwartaal compleet en geboekt?
Verkoopfacturen volledig geregistreerd?
Controleer of alle banktransacties zijn verwerkt
Eventuele privégebruikcorrecties (zoals privégebruik auto of telefoon) meenemen
Zakelijke uitgaven op privé betaald? Vergeet deze niet!
Controleer of je nog openstaande facturen hebt (debiteurenbeheer)

Deadline btw-aangifte:

De btw-aangifte moet binnen zijn én betaald zijn vóór de laatste dag van de maand na afloop van het kwartaal. (bijv. over Q2: vóór 31 juli.). Mis nooit meer een Btw-deadline met onze handige Btw-aangifte kalender.

Jaarlijkse checklist

Voor de jaarrekening én je inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting:

Alle administratie tot en met december verwerkt
Jaaroverzicht(en) bankrekeningen (zakelijk én eventueel privé bij eenmanszaak)
Overzicht van investeringen en afschrijvingen
Kilometerstand van de auto op 31 december
Openstaande debiteuren en crediteuren per eind december
Verzameling van je loonstroken (indien je jezelf loon uitkeert)
Jaaropgaven van overige inkomsten (bijv. freelance opdrachten)
Belastingpapieren van partner (indien gezamenlijke aangifte)
Eventuele schulden of leningen (met bijbehorende saldi en rente)

Let op: als je met een bv werkt, moet je vaak ook een aandeelhoudersbesluit opstellen over de winstbestemming.

Ad-hoc checklist

Voor specifieke situaties zoals financieringsaanvragen of het overstappen naar een nieuw boekhoudsysteem:

Actuele cijfers en balans
Recent btw-overzicht
Inzicht in inkomsten en uitgaven per maand
Toelichting op lopende contracten of verplichtingen
Eventuele jaarrekeningen van afgelopen 2–3 jaar

Hulp nodig bij het ordenen of aanleveren?

Deze checklists helpen je om je administratie overzichtelijk te houden. Maar vind je het alsnog tijdrovend of ingewikkeld? Dan is het wellicht tijd om (meer) uit te besteden aan een professional zoals Entrpnr. Zo weet je zeker dat alles klopt en heb je meer tijd voor je bedrijf. Maak nu een afspraak om jouw mogelijkheden te bespreken.