De financiële administratie bestaat uit alle financiële gegevens van jouw onderneming. Denk bijvoorbeeld aan:

• Kassabonnen, facturen, bankafschriften en uitgaven en inkomsten.
• Alle bezittingen, schulden, verworven rechten en plichten.
• Debiteuren-, crediteuren– en voorraadadministratie.
• Contracten, overeenkomsten en andere afspraken.
• Financiële rapportages zoals de jaarrekening die bestaat uit een balans, een winst- en verliesrekening en een toelichting.
• Salarisadministratie van werknemers. Facturen van een uitzendbureau of stagiaire vallen onder het eerste punt.
• (Eventueel) urenregistratie voor het urencriterium en een rittenregistratie voor de auto van de zaak.

Er zijn veel softwarepakketten op de markt die je kunnen helpen bij de financiële administratie. Zorg ervoor dat je een boekhoudprogramma kiest dat past bij je onderneming. Een (online) boekhoudpakket biedt real-time inzicht in de financiële administratie en geeft je de informatie die je nodig hebt om waar nodig bij te sturen. Het is bijvoorbeeld heel eenvoudig om de omzet en uitgaven van vorig jaar te vergelijken met die van het huidige boekjaar. Zo zie je direct of je vooruit gaat en waar je meer winst kunt behalen. Met een softwaresysteem voor je financiële administratie bespaar je dus tijd en geld en de foutgevoeligheid is veel kleiner dan wanneer je de financiële zaken handmatig verwerkt.

Een financiële administratie is een essentieel onderdeel van het bedrijfsmanagement. Het omvat verschillende aspecten die nodig zijn om de financiële gezondheid en prestaties van een organisatie te bewaken en te analyseren. De belangrijkste elementen van een financiële administratie zijn onder meer:

1. Een financiële administratie: Dit vormt de basis van de gehele financiële structuur van een organisatie. Het omvat het bijhouden en verwerken van alle financiële gegevens, zoals inkomsten, uitgaven, activa en passiva. Het biedt inzicht in de algehele financiële positie van het bedrijf.
2. Een in- en verkoopadministratie: Dit gedeelte van de financiële administratie richt zich op het registreren en monitoren van alle inkomende en uitgaande transacties van goederen of diensten. Het houdt de facturen, betalingen en openstaande posten bij, waardoor het bedrijf een overzicht heeft van de omzet en kosten.
3. Een urenadministratie: Deze administratie is gericht op het registreren van de gewerkte uren van medewerkers. Het helpt bij het berekenen van de salarissen, het controleren van de arbeidsproductiviteit en het voldoen aan de wettelijke verplichtingen met betrekking tot arbeidstijden.
4. Een rittenregistratie: Voor organisaties die bedrijfsvoertuigen gebruiken, is een rittenregistratie van cruciaal belang. Het legt alle relevante informatie vast over de afgelegde kilometers, reistijden en het doel van de ritten. Dit is niet alleen belangrijk voor de administratie, maar ook voor het voldoen aan belastingregels en het beheren van de voertuigen.
5. Indien relevant, een voorraadadministratie: Voor bedrijven die goederen op voorraad hebben, is het bijhouden van een voorraadadministratie van groot belang. Dit omvat het registreren van alle inkomende en uitgaande voorraadbewegingen, het controleren van de voorraadniveaus en het evalueren van de waarde van de voorraad. Een goede voorraadadministratie zorgt ervoor dat er voldoende voorraad beschikbaar is om aan de vraag te voldoen, terwijl overtollige voorraad wordt vermeden.
6. Als er personeel in dienst is, een salarisadministratie: Deze administratie is gericht op het beheren van de salarisbetalingen aan werknemers. Het omvat het berekenen van salarissen, het bijhouden van loonbelastingen, sociale premies en andere inhoudingen, het verstrekken van loonstroken en het voldoen aan wettelijke rapportageverplichtingen.

Door het opzetten en onderhouden van een solide financiële administratie kan een bedrijf zijn financiële prestaties en verplichtingen effectief beheren, nauwkeurige rapportages genereren en tijdig voldoen aan wettelijke vereisten. Het is een cruciaal instrument voor het nemen van weloverwogen beslissingen

De Belastingdienst kent geen wettelijke bewaarplicht voor particulieren. De Belastingdienst kent geen wettelijke bewaarplicht voor particulieren. Maar met het oog op naheffingen door de Belastingdienst is het wel aan te raden om je administratie 5 jaar te bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen kent De Belastingdienst wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.

Om succesvol te kunnen ondernemen, is het belangrijk dat je altijd weet hoe je er (financieel) voor staat. Je wilt weten waarmee je wel of geen winst maakt en waar de risico’s liggen. Als je de cijfers op orde hebt, kun je eenvoudig sturen op informatie die er echt toe doet. Het is tevens belangrijk dat je de financiële administratie op orde hebt om verantwoording af te kunnen leggen tegenover bijvoorbeeld De Belastingdienst of potentiële investeerders, financierders of andere belanghebbenden.

De financiële administratie heb je nodig om alle belastingaangiften te doen. Voor bijvoorbeeld de omzetbelasting moet je kunnen verantwoorden waar kosten, uitgaven, omzet en winst vandaan komen. En wil je boetes voor het te laat of niet correct indienen van de belastingaangifte voorkomen, dan kun je maar beter zorgen dat de financiële administratie op orde is.

Eigenlijk geen. De boekhouding is het financiële onderdeel van de volledige administratie, de financiële administratie dus. Met andere woorden, het verwerken van financiële zaken (denk aan factureren, kasadministratie, betalingen etc.), is boekhouding. Het maken en bijhouden van bijvoorbeeld agenda afspraken valt niet onder de boekhouding / financiële administratie.

De financiële administratie is het totaal van alle financiële gegevens van een organisatie. Het is belangrijk om deze gegevens gestructureerde op te slaan en te bewaren, zodat deze financiële data achteraf eenvoudig toegankelijk en inzichtelijk zijn. Iedere zzp’er, (kleine) eenmanszaak, bv of grotere vennootschap moet gegevens uit de financiële administratie verplicht verzamelen voor de Belastingdienst.