Tijd besparen door automatiseren

Als ondernemer wil je zo veel mogelijk je handen vrij hebben om je te kunnen richten op wat echt belangrijk is: ondernemen. Automatiseren van routinematige processen kan je daarbij ondersteunen. Maar zomaar een systeem aanschaffen en dan toch gewoon hetzelfde blijven doen, heeft geen zin. Bedenk daarom van te voren goed wat je wilt automatiseren waarvoor je dat wilt en hoe je dat gaat doen. In deze blog een aantal tips.

Allereerst, wat is automatiseren eigenlijk? Kort door de bocht genomen: de computer het werk laten doen. Automatiseren is het met software (en soms ook hardware) een bedrijfsproces zo inrichten dat een of meerdere handelingen automatisch gebeuren zodat jij of iemand uit jouw team die niet meer hoeft uit te voeren. Automatiseren is het vervangen van menselijke taken in een proces door technologie, zodat het proces minder tijd en energie kost en werken makkelijker wordt.

Waarom automatiseren?

Eigenlijk zou de vraag moeten zijn, waarom niet? Waarom zou je bijvoorbeeld nog gegevens overtypen in je boekhouding? Waarom niet je een directe koppeling maken met je bank zodat je in- en verkopen automatisch worden verwerkt? Of een betaallink meesturen zodat je klant direct de rekeningen kan betalen? Het helpt jou allemaal om je administratie snel en gemakkelijk te verwerken. En je verkleint de kans op fouten aanzienlijk.

Beginnen met automatiseren

Het automatiseren van een bedrijfsproces brengt veranderingen met zich mee. Zeker in de boekhouding zal het werk van je medewerkers behoorlijk veranderen. Leg daarom altijd goed uit waarom je wilt automatiseren. Als je het doel en de voordelen uit kunt leggen, zijn veranderingen makkelijker te accepteren.

Het allerbelangrijkste: “eerst organiseren, dan automatiseren”. Bekijk goed wat je wilt organiseren, bekijk en beoordeel bestaande processen, werk ze bij indien nodig en ga daarna pas aan de slag met automatiseren. Een automatiseringssysteem implementeren betekent ook vaak opnieuw kijken naar je werkwijze en deze verbeteren.

Probeer niet alles tegelijk te doen. Automatiseren werkt het beste stap voor stap. Neem niet direct allerlei randprocessen mee, maar richt je allereerst op het hoofdtraject. Verlies nooit het “waarom” uit het oog. Ook als je bestaande processen en systemen gaat aanpassen, blijf je altijd afvragen of het echt nodig is om je doel te bereiken.

Administratieve druk verlichten

Automatiseren is de meest effectieve manier om de administratieve druk te verlichten en te komen tot diepere en betere inzichten in de financiële situatie van een onderneming. Algoritmes kunnen bijvoorbeeld helpen bij het monitoren en analyseren van financiële kerncijfers en mogelijke problemen proactief signaleren. Zo kan de boekhouder tijdig reageren. En een intelligent systeem kun je inrichten op basis van de laatste wet- en regelgeving zodat jij altijd compliant bent.

Wil je meer weten over hoe je met automatisering de administratieve druk kunt verlagen, neem dan contact met ons op!