Werken met zzp’ers in 2027: wanneer loop je risico op schijnzelfstandigheid?

Een zzp’er inhuren geeft je onderneming flexibiliteit. Je haalt kennis binnen wanneer je die nodig hebt, zonder direct iemand in dienst te nemen. Maar wat als die zelfstandige in de praktijk gewoon als medewerker functioneert? Dan kan een samenwerking die jarenlang prima werkte, ineens een flinke financiële tegenvaller worden.

Veel mkb-ondernemers werken al jaren met dezelfde zelfstandigen. Een vaste marketingprofessional, een IT-specialist die meerdere dagen per week meedraait of een projectmanager die inmiddels bijna niet meer weg te denken is uit het team. Dat kan een prima oplossing zijn. Alleen wordt het belangrijker om kritisch te kijken naar hoe die samenwerking er in de praktijk uitziet.

De Belastingdienst handhaaft sinds 1 januari 2025 weer op schijnzelfstandigheid. Ook richting 2027 blijft dit een aandachtspunt voor opdrachtgevers. En daarbij gaat het niet alleen om wat je op papier hebt afgesproken.

Een goed contract is niet genoeg

Stel, je huurt een zelfstandige projectmanager in voor drie dagen per week. Hij stuurt medewerkers aan, neemt deel aan het wekelijkse teamoverleg en werkt al twee jaar vrijwel uitsluitend voor jouw bedrijf. Er ligt een keurige overeenkomst van opdracht. Hij stuurt iedere maand een factuur en regelt zelf zijn belastingen. Toch kan er sprake zijn van schijnzelfstandigheid.

De Belastingdienst kijkt namelijk naar de werkelijke arbeidsrelatie. Hoe wordt er gewerkt? Wie bepaalt de werkzaamheden? Hoeveel vrijheid heeft de zelfstandige? En functioneert iemand als externe ondernemer of feitelijk als onderdeel van jouw organisatie? Een overeenkomst helpt om afspraken vast te leggen, maar kan de dagelijkse praktijk niet veranderen.

Ook een KvK-inschrijving zegt niet alles over iemands zelfstandigheid. Lees in onze eerdere blog wanneer je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting.

Wanneer wordt een zzp’er eigenlijk een medewerker?

Er is geen vaste grens voor het aantal uren dat een zelfstandige bij je mag werken. Ook een langdurige samenwerking betekent niet automatisch dat iemand in loondienst is. Het gaat om het totaalbeeld. Een aantal situaties verdient extra aandacht.

De zelfstandige werkt onder jouw dagelijkse leiding. Je bepaalt niet alleen welk resultaat je verwacht, maar ook hoe, waar en wanneer het werk wordt uitgevoerd. Dat kan wijzen op een gezagsverhouding.

De werkzaamheden zijn nauwelijks te onderscheiden van die van je personeel. Een externe specialist die tijdelijk een systeem implementeert, heeft doorgaans een andere positie dan iemand die structureel hetzelfde werk doet als je vaste medewerkers.

De zelfstandige heeft weinig ondernemersvrijheid. Denk aan iemand die geen eigen tarieven kan bepalen, nauwelijks commerciële ruimte heeft of in de praktijk geen opdrachten voor andere klanten kan aannemen.

De samenwerking is structureel geworden. Een tijdelijke opdracht is steeds verlengd, de oorspronkelijke projectdoelen zijn verdwenen en de zelfstandige draait inmiddels volledig mee in je organisatie.

Geen van deze omstandigheden is op zichzelf doorslaggevend. Maar hoe meer kenmerken van een dienstverband samenkomen, hoe belangrijker het wordt om de samenwerking opnieuw te beoordelen.

Wat kan schijnzelfstandigheid je kosten?

Voor opdrachtgevers zit het grootste risico vaak in de financiële gevolgen. Wanneer de Belastingdienst concludeert dat een arbeidsrelatie eigenlijk een dienstbetrekking is, kun je alsnog te maken krijgen met loonheffingen en werkgeversverplichtingen. Afhankelijk van de situatie kan dat leiden tot:

• naheffingen van loonbelasting en premies;
• belastingrente en eventuele boetes;
• aanvullende administratieve verplichtingen;
• arbeidsrechtelijke claims, bijvoorbeeld rond vakantiegeld, loondoorbetaling bij ziekte of ontslagbescherming;
• mogelijke pensioenverplichtingen wanneer een verplichte pensioenregeling van toepassing is.

Vooral bij langdurige samenwerkingen kunnen de bedragen aanzienlijk worden. Wil je de kosten van externe inhuur vergelijken met een dienstverband? Lees dan ook welke personeelskosten je voor 2027 moet begroten.

Stel dat je een zelfstandige IT-specialist inhuurt voor € 80 per uur, gemiddeld 32 uur per week. Bij 46 declarabele weken betaal je op jaarbasis bijna € 118.000 exclusief btw. Dat bedrag staat waarschijnlijk gewoon als externe inhuur in je begroting. Maar als achteraf blijkt dat sprake is van een dienstbetrekking, kunnen daar werkgeverslasten en andere verplichtingen tegenover staan die je niet had voorzien.

De precieze financiële gevolgen hangen af van de feiten, de toepasselijke regels en de periode waarover correcties mogelijk zijn. Je kunt dus niet simpelweg een vast percentage boven op de facturen zetten. Het voorbeeld laat wel zien waarom het verstandig is om het risico vooraf te beoordelen, in plaats van te wachten tot er vragen komen.

Wat moet je administratie kunnen aantonen?

Veel ondernemers bewaren de overeenkomst, controleren de facturen en vinden daarmee dat de zzp-administratie op orde is. Voor een goede beoordeling is meer nodig. Je wilt kunnen laten zien wat de opdracht inhoudt en hoe de samenwerking daadwerkelijk is georganiseerd.

Denk aan een duidelijke opdrachtomschrijving, afspraken over het beoogde resultaat, de zelfstandigheid bij de uitvoering en eventuele mogelijkheden om voor andere opdrachtgevers te werken. Ook de dagelijkse praktijk is relevant. Heeft de zelfstandige eigen verantwoordelijkheid voor de uitvoering? Is er sprake van een afgebakend project? Wie bepaalt de planning en hoe worden werkzaamheden beoordeeld? Je hoeft niet iedere werkdag juridisch vast te leggen. Maar zorg wel dat de afspraken, facturen en feitelijke werkwijze bij elkaar passen.

En minstens zo belangrijk: beoordeel bestaande samenwerkingen opnieuw wanneer de werkzaamheden veranderen. Een opdracht die ooit begon als tijdelijk project, kan na twee jaar een heel andere vorm hebben gekregen.

Moet je dan stoppen met zzp’ers inhuren?

Nee. Zelfstandigen blijven voor veel ondernemingen waardevol. Je kunt gespecialiseerde kennis inzetten zonder direct een vaste functie te creëren. Bij tijdelijke projecten, piekbelasting of specifieke expertise kan externe inhuur nog steeds uitstekend passen. Het gaat erom dat je bewust kiest voor de juiste samenwerkingsvorm.

Wanneer iemand zelfstandig een duidelijk omschreven opdracht uitvoert en daarbij daadwerkelijk als ondernemer opereert, is dat iets anders dan iemand die onder jouw dagelijkse leiding structureel een reguliere functie vervult. Soms is het verstandig om de opdracht anders in te richten. Soms past een arbeidsovereenkomst beter. En soms blijkt dat er helemaal geen reden is om de bestaande samenwerking te veranderen. Die afweging moet je per situatie maken.

Kijk vóór 2027 naar je bestaande zzp-contracten

Veel ondernemers denken bij schijnzelfstandigheid vooral aan nieuwe contracten. Maar juist bestaande samenwerkingen verdienen aandacht. Begin met een overzicht van alle zelfstandigen die voor je werken. Kijk vervolgens naar de opdrachten die langdurig lopen, naar zelfstandigen die vrijwel uitsluitend voor jouw onderneming werken en naar mensen die dezelfde werkzaamheden uitvoeren als je personeel.

Bespreek met de verantwoordelijke managers hoe de samenwerking in de praktijk verloopt. Vaak ontstaat daar een ander beeld dan uit de overeenkomst blijkt.

Neem ook de financiële kant mee. Wat kost de externe inhuur jaarlijks? Wat zou een dienstverband kosten? En wat betekent een eventuele wijziging voor je personeelsplanning, liquiditeit en begroting voor 2027? Door dat nu te onderzoeken, kun je eventuele aanpassingen rustig voorbereiden. De financiële gevolgen van je personeelsplanning kun je meenemen in onze financiële Q4-check.

Maak schijnzelfstandigheid onderdeel van je financiële planning

Schijnzelfstandigheid is niet alleen een juridisch vraagstuk. Het raakt rechtstreeks aan je personeelskosten, je administratie en de manier waarop je onderneming is georganiseerd.

Bij Entrpnr kijken we daarom graag verder dan alleen de verwerking van facturen of salarisadministratie. We helpen je inzicht te krijgen in je personeelskosten, de financiële gevolgen van verschillende samenwerkingsvormen en de ruimte binnen je begroting.

Werk je regelmatig met zzp’ers en wil je weten of je financieel goed voorbereid bent op 2027?

Laat je bestaande samenwerkingen beoordelen en breng de mogelijke financiële gevolgen in kaart. Zo kun je tijdig bijsturen en voorkom je dat een praktische oplossing achteraf een kostbaar probleem wordt. Plan een vrijblijvend gesprek met Entrpnr.