Wat een werknemer je écht kost

En waarom de meeste ondernemers te laat wakker worden

Wij zien het bij Entrpnr keer op keer gebeuren. Een ondernemer neemt zijn eerste medewerker aan. Er is enthousiasme, er zijn groeiplannen, en het salaris past binnen de begroting. Prima toch?

Drie maanden later zit diezelfde ondernemer tegenover de boekhouder met een gezicht dat niet liegt. De loonkosten vallen hoger uit dan gedacht. De marge staat onder druk. En ergens in het achterhoofd is een stem die zegt: had ik dit niet kunnen zien aankomen?

Het getal op het contract is niet het getal dat telt

Het antwoord is ja. Maar daarvoor moet je weten waar je naar moet kijken. Het getal op het contract is niet het getal dat telt. Stel je neemt iemand aan voor €3.000 bruto per maand. Logisch dat je dan denkt: dat kost me €36.000 per jaar. Maar dat bedrag bestaat eigenlijk niet. Het is een fictief getal dat alleen op papier klopt.

Want als werkgever betaal je bovenop dat salaris nog werkgeverspremies, premies voor werknemersverzekeringen, de bijdrage Zorgverzekeringswet en vakantiegeld. Dat laatste alleen al is wettelijk minimaal 8% van het jaarsalaris,  bij €36.000 dus direct bijna €2.900 extra. Tel daar de overige werkgeverslasten bij op en je zit al snel 25 tot 40% hoger dan je begrotingsgetal. Die medewerker van €3.000 per maand? Die kost je in werkelijkheid ergens tussen de €45.000 en €55.000 per jaar.

Waar het mis gaat is niet bij de grote posten

De meeste ondernemers zijn wel op de hoogte van vakantiegeld en werkgeverslasten, hoe grofmazig ook. Waar het echt mis gaat, zijn de kosten die versnipperd zijn over meerdere budgetten of helemaal geen budget hebben. De laptop. De softwarelicenties. De bedrijfstelefoon. De reiskostenvergoeding. Dat zijn geen grote bedragen op zichzelf, maar samen tikken ze aan. En omdat ze verspreid staan over verschillende facturen en grootboekposten, vallen ze buiten beeld.

Dan is er nog verzuim. Eén medewerker die vier weken ziek thuis zit, kost je niet alleen het doorbetaalde loon. Het kost je ook arbodienst, begeleiding, productiviteitsverlies en in veel gevallen tijdelijk iemand die bijspringt. Dat kan zo €5.000 tot €10.000 zijn voor één ziekteperiode. Niemand begroot dat.

En misschien wel de meest onderschatte kostenpost: jouw eigen tijd. Een nieuwe medewerker is de eerste weken, soms maanden, niet volledig productief. Die uren dat jij of een collega hem of haar inwerkt, begeleidt en bijstuurt; dat zijn uren die je niet aan je klanten besteedt. Ze staan niet op een factuur, maar ze hebben wel degelijk een financiële waarde.

De echte vraag is een andere

Ondernemers die stevig in hun schoenen staan, stellen niet de vraag “wat kost deze medewerker?” maar “wat moet deze medewerker opleveren?” Als iemand je in totaal €50.000 per jaar kost, en je werkt met een nettomarge van 20%, dan moet er €250.000 extra omzet worden gerealiseerd om die investering terug te verdienen. Dat is geen reden om niet te groeien, het is juist de reden waarom je groei moet plannen in plaats van op gevoel beslissingen nemen.

Personeel aannemen is één van de beste dingen die je kunt doen voor je bedrijf. Maar alleen als je het doet op basis van cijfers, niet op basis van onderbuikgevoel en een te optimistisch rekensom op de achterkant van een servet.

Waarom inzicht zo vaak te laat komt

Het probleem zit zelden in de kosten zelf. Het probleem zit in het moment waarop je ze ziet. Veel ondernemers merken pas dat loonkosten uit de hand lopen als het kwartaalcijfer er is of erger nog, als de rekening niet meer klopt met het banksaldo. Dat komt omdat salarisadministratie en financiële administratie in veel bedrijven twee aparte werelden zijn. Loonstroken worden verstuurd, afdrachten worden gedaan, en ergens in de boekhouding verschijnen de bedragen, maar pas weken later. Tegen die tijd is bijsturen moeilijk.

Wanneer personeelskosten realtime zichtbaar zijn in je financiële administratie, verandert dat de gesprekken die je voert. Dan weet je niet pas achteraf dat een medewerker minder rendement oplevert dan verwacht; je ziet het aankomen en kunt bijsturen.

Salarisadministratie is geen administratieve last

Wij begrijpen dat veel ondernemers salarisadministratie zien als iets wat gewoon geregeld moet worden. Een verplichting. Een kostenpost op zich. Maar goede salarisadministratie is eigenlijk een stuurinstrument. Het geeft je inzicht in wat personeel je werkelijk kost, het helpt je toekomstige groei financieel door te rekenen, en het voorkomt dat je voor verrassingen staat die je had kunnen voorzien. Fouten in loonaangiftes of loonheffingen kunnen bovendien leiden tot naheffingen en dat is geld dat je liever in je bedrijf houdt.

Groeien op basis van cijfers is altijd beter dan groeien op basis van aannames. En dat begint met weten wat er werkelijk op je loonkosten staat. Wil je hierover eens vrijblijvend sparren met een expert op het gebied van salarisadministratie? Neem dan contact op met een van onze specialisten.