Uitbesteden van salarisadministratie

Uitbesteden van of overstappen met de salarisadministratie? 

Nu nog volop zomervakantie maar voor je het weet, komt het einde van het jaar in zicht. Tijd om af te ronden en nieuwe plannen te maken. De herfstmaanden zijn een mooie periode om de balans op te maken. Letterlijk, maar ook figuurlijk. Passen de systemen nog bij mijn bedrijfsprocessen? Past de rechtsvorm nog of wordt het langzamerhand tijd om een BV op te stellen? En hoewel je in principe het hele jaar door kunt overstappen op een andere aanbieder, is voor de meeste bedrijven 1 januari wel het beste moment.

Dat geldt ook voor de salarisadministratie. Misschien doe je die nog zelf, misschien heb je deze uitbesteed maar ben je niet tevreden. Hoe dan ook, 1 januari is een goed moment om een nieuwe salarisadministratie te hebben draaien. In deze blog leggen we uit waarom.

Wie doet de salarisadministratie

Allereerst: als jij een ondernemer bent met personeel, dan ben je naar de Belastingdienst toe verplicht om een salarisadministratie bij te houden. Als ondernemer moet je zelf bepalen wie de salarisadministratie voor jouw organisatie doet. Je kunt de salarisadministratie (volledig) uitbesteden aan een externe partij. Of je kunt alles helemaal zelf doen, al dan niet met de hulp van een (online) salarisadministratiesysteem.

Wat je ook besluit, bedenk wel dat het doen van de salarisadministratie niet altijd even eenvoudig is. Zo moet je als ondernemer alle gegevens van je personeel vaststellen; van iedere werknemer bepalen hoe veel salaris hij of zij moet krijgen; je moet arbeidscontracten opstellen en dan nog de salarissen zelf verwerken.

De grootste valkuilen bij salarisadministratie

Verkijken op de tijd die het kost

Veel ondernemers denken “ik doe die salarisadministratie er wel even bij”. Dat is een gevaarlijke onderschatting. Ook al gebruik je een softwareprogramma, er komt altijd meer bij kijken dan je denkt en je kunt het je niet permitteren om fouten te maken. Als jij de gegevens van jou nieuwe werknemer onvolledig of foutief doorgeeft, loop je het risico op een verzuimboete. Of als je niet of te laat de loonaangifte betaalt, is er sprake van betaalverzuim. En als je niet iedere vier weken op tijd aangifte doet, kun je rekenen op aangifteverzuim.

Denken dat je bespaart door de salarisadministratie zelf te doen

Het is slim om een duidelijke afweging te maken tussen de kosten van uitbesteding en de tijd die je kwijt bent als je de salarisadministratie zelf doet. Bedenk dat je de uren die je hieraan besteedt, niet kunt stoppen in je onderneming. En nogmaals, verkijk je niet op de tijd die het kost!

Denken dat je alle wetten en regels kent

Het gaat bij de salarisadministratie niet alleen om de Belastingdienst. De wet- en regelgeving van het vakgebied van de salarisadministratie wijzigt snel en vaak. Vergeet bijvoorbeeld de wet- en regelgeving en de CAO waar jouw personeel onder valt niet. Of wat dacht je van wijzigingen op het gebied van pensioenwetgeving, verzekeringen, subsidies, privacy, autolease en nog veel meer.

Het kost veel tijd om altijd op de hoogte te zijn van de meest recente ontwikkelingen op dit gebied. En je wilt niet het risico lopen zaken te missen en in niet meer te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.

Beste tijd om over te stappen

Je kunt in principe het hele jaar door je salarisadministratie uitbesteden of overstappen naar een andere partij. Veel ondernemers geven echter de voorkeur aan 1 januari. In een nieuw jaar worden sowieso veel wetten en regels veranderd. Wijzigingen in premiepercentages, loonbelastingtabellen en salarisaanpassingen bijvoorbeeld hebben invloed op het uit te betalen netto loon. Als je klaar bent om uit te besteden of over te stappen, is het slim om dit nu alvast voor te laten bereiden

Ook zijn jou medewerkers er aan gewend dat er in januari zaken op hun loonstrook veranderen. Dit maakt het voor jou als werkgever makkelijker om hen te informeren over de nieuwe situatie.

De salarisadministratie samen met Entrpnr doen

Bij Entrpnr gebruiken we Nmbrs. Hiermee is de salarisadministratie eenvoudig en efficiënt in te richten. Je ontvangt tijdig de digitale salarisstroken en ook de aangiften loonbelasting worden direct door ons verzorgd.

Groot voordeel is dat wij de salarisadministratie direct aan de Yuki-software koppelen waardoor je salarisadministratie direct, goed en volledig in je boekhouding is verwerkt.

Alle HR taken kunnen vanuit dit pakket goed worden gevolgd. Jouw medewerkers ontvangen een eigen app waar direct alle HR informatie is terug te vinden zoals de arbeidsovereenkomst, vakantiedagen, ziekteverzuim, salarisstroken enz.

En wij houden het geheel altijd samen met jou in de gaten. Zo weet je zeker dat je geen voordelen over het hoofd ziet of en in lijn loopt met de laatste regels.

Interesse? Neem contact met ons op!