Neem de tijd voor je leveranciersbetalingen!

Ellie

DELEN

Share on facebook
Facebook
Share on google
Google+
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Iedere ondernemer kent het wel. De facturen moeten ’s avonds of in het weekend snel tussendoor nog even worden betaald. In vliegende vaart de leverancier van de bouwmaterialen betalen; bank app openen, vergissen bij selectie in het adresboek, overmaken en… weg is je geld. Dit gaat niet om cybercriminaliteit, maar om je eigen oplettendheid. Wees scherp als je betaalt.

Het komt de meeste ondernemers ongetwijfeld bekend voor. Je hebt haast, je wilt te snel nog even je facturen betalen en je vergist je bij het overmaken. Dure slordigheid, want een bank kan het geld namelijk niet terughalen als je het zelf verkeerd hebt overgeboekt. Wij kennen legio verhalen waarbij geld werd overgemaakt naar een begunstigde die dacht een vervroegd verjaardagscadeautje ontvangen te hebben…

Uiteindelijk heb je wel recht op teruggave van het geld, maar dit kan lang duren. Eenmaal betaald, is betaald. Neem dus de tijd voor het betalen van je facturen. Er zijn een aantal zaken waar je altijd goed op moet letten:

  1. Controleer altijd de inhoud van de factuur. Zijn de goederen/diensten die op de factuur staan, daadwerkelijk geleverd?
  2. Zorg altijd voor recente en volledige leveranciersgegevens in je boekhoudpakket. Met uiteraard een correct IBAN-banknummer. Een goed boekhoudpakket zoals Yuki geeft een seintje als er een nieuwe relatie is of als een rekeningnummer van een bestaande leverancier is gewijzigd. Controleer nieuwe gegevens goed en bel je leverancier na bij het wijzigen van bankgegevens. Zo zorg je ervoor dat als je via een betaalbatch betaalt, de gegevens goed zijn.
  3. Betaal je direct vanuit je internetbankieren, zorg dan dat je adresboek met begunstigde gegevens up-to-date is. Doe periodiek (bijvoorbeeld eens in de drie maanden) een check en verwijder de begunstigde gegevens van leveranciers waar je geen zaken meer mee doet.
  4. Gelukkig is er de IBAN-Naam Check. Beperking hierbij is dat deze check alleen waarschuwt bij eenmalige overboekingen binnen Nederland en je de waarschuwing kunt negeren. Bij een betaalbatch waarschuwt deze niet en ook niet bij betalingen naar het buitenland.
  5. Let vooral op bij buitenlandse betalingen. Vaak moet je meer gegevens invullen dan bij een binnenlandse betaling. Vooral als je buiten het EUR-gebied komt. Ben je er niet zeker van dat je alles goed hebt ingevuld, neem dan contact op met de bank. Geld terughalen uit het buitenland is nog vele malen moeilijker dan binnen Nederland.
  6. Laat voordat je ze goedkeurt, nog iemand kijken naar de betalingen die je wilt gaan doen. In grotere bedrijven maken ze vaak gebruik van duidelijke processen voor het uitvoeren van betalingen (de ene afdeling controleert de factuur, een andere afdeling/directeur keurt goed, een derde afdeling betaalt), maar ook voor een ZZP-er/eenmanszaak is het handig om de betalingen nog eens door iemand anders kritisch te laten checken.

Facturen zijn aantrekkelijk voor criminelen

Criminelen gebruiken allerlei manieren om jou als ondernemer geld afhandig te maken. Wij zien bijvoorbeeld het indienen van namaakfacturen voorbijkomen als een veelvoorkomende methode om geld te stelen bij bedrijven. Wij komen onder andere de volgende varianten tegen:

  • Spookfacturen: dit zijn vaak kleine bedragen die toch wel betaald worden. De daders van dit type fraude, sturen facturen naar veel verschillende bedrijven en gokken er op dat door onoplettendheid de factuur toch wel betaald wordt. Bij veel bedrijven is de controle op kleine facturen namelijk minder streng. Het zal wel kloppen…
  • Vervalste bankgegevens op bestaande facturen: hierbij gaat het vaak om grotere bedragen, waarbij op een bestaande leverancier de rekeninggegevens worden aangepast. Dit gebeurt niet alleen bij het vissen in de fysieke brievenbus, maar ook steeds vaker via digitale post. Criminelen kunnen namelijk ook bellen/e-mailen waarbij het lijkt alsof ze het telefoonnummer dan wel email adres van je leverancier gebruiken. Vertrouw je het niet, bel altijd je leverancier na op het voor jouw bekende nummer. Het duurt namelijk wel even voordat je door hebt dat er sprake is van crimineel handelen. Jouw leverancier begint na een tijdje te klagen dat de factuur nog niet betaald is, jij zegt van wel en pas na een tijdje komen jullie er achter dat het naar een bankrekening van iemand anders is verstuurd.

Kortom wees alert bij het uitvoeren van je betalingen, neem er de tijd voor en gebruik de mogelijkheden (adresboek, goed boekhoudprogramma etc.) die je hebt om het voor jezelf gemakkelijker te maken. En vertrouw je het niet, betaal dan niet, maar doe eerst onderzoek.

Meer berichten

Bekend van

CONTACT MET ENTRPNR? WIJ ZITTEN VOOR JE KLAAR: 088 374 9249

CONTACT MET ENTRPNR? Wij zitten voor je klaar!
Tel: 088 374 9249

Nier zomaar een boekhouder…

Entrpnr Group B.V ©

Entrpnr Offices

Correspondence